Integración de CRM y ERP: que ventas y facturación trabajen con los mismos datos
Si tu equipo comercial trabaja en un CRM y administración en un programa de facturación, alguien está copiando datos de uno a otro. Conecto los dos para que el cliente, el presupuesto, la factura y el cobro se vean en ambos sin teclearlos dos veces.
Señales de que tu CRM y tu ERP no se hablan
Ninguna parece grave por separado. Juntas se comen horas cada semana y generan errores que acaban en el cliente.
Los datos se escriben dos veces
El comercial da de alta al cliente en el CRM y en administración lo vuelven a teclear para hacerle la factura.
Nadie sabe si el cliente ha pagado
El cobro está en el programa de facturación y el comercial no lo ve. Llama para vender más a quien todavía debe la última factura.
Clientes duplicados
La misma empresa aparece tres veces, con nombres escritos de forma distinta, y ningún informe cuadra.
Errores al copiar
Un NIF o una dirección mal copiados acaban en una factura rectificativa y en una llamada incómoda.
Presupuestos que se retrasan
La oportunidad se gana en el CRM, pero el presupuesto formal tarda porque alguien tiene que prepararlo aparte.
Dos versiones de la verdad
Ventas mira un número y administración otro. Las reuniones se van en averiguar cuál es el bueno.
Ejemplo: HubSpot y Holded
Es la combinación con la que he trabajado: HubSpot para la parte comercial y Holded para facturar. Estas son conexiones típicas; en cada empresa se eligen solo las que ahorran trabajo de verdad.
¿Usas otros programas?
Zoho, Pipedrive, Odoo, Sage, A3, Factusol… Casi todos tienen una API, que es la puerta por la que se conectan.
Antes de presupuestar reviso qué permite la tuya y te digo si la integración es posible y con qué limitaciones. Si no lo es, te lo digo también.
¿Aún no tienes CRM? Empieza por aquí: implantar un CRM en tu empresa.
Una integración que no rompa nada
Tocar los datos de clientes y facturas exige cuidado. Por eso el orden importa tanto como el código.
Qué dato vive dónde
Repasamos qué información tienes en cada programa y decidimos cuál manda en cada dato: los datos fiscales, el estado del cobro, el comercial asignado.
Qué se sincroniza y cuándo
Definimos los disparadores: al ganar un negocio, al emitir una factura, al cobrarla. Solo lo que te ahorra trabajo; nada de sincronizar por sincronizar.
Pruebas sin tocar lo real
Lo construyo y lo pruebo con datos de prueba. Lo ves funcionar antes de que toque un solo cliente real.
Puesta en marcha vigilada
Se activa con avisos de error, para que si una sincronización falla lo sepas en el momento y no a fin de mes.
Documentación
Te dejo escrito qué hace la integración y cómo, para que no dependa de mí.
Cuándo no compensa
Si pasan pocos clientes al mes de un programa a otro, copiarlos a mano puede salir más barato que integrarlos. Y si el conector de serie ya hace lo que necesitas, basta con configurarlo bien.
En la primera conversación, que es gratis, te digo cuál es tu caso.
Semana a semana
Cada semana ves la integración funcionando con datos de prueba y lo revisamos en una videollamada. Así trabajo, paso a paso.
Preguntas sobre integrar CRM y ERP
¿Cuántas horas a la semana se van en copiar datos?
Cuéntame qué CRM y qué programa de facturación usas. En la primera respuesta te digo si se pueden conectar y cómo lo haría.